Privacybeleid PadelDivision

Versie: 2.2 — Datum: 30 oktober 2026 Verwerkingsverantwoordelijke: Rutger Verweij, handelend onder de naam PadelDivision Adres: Groenstraat 54D, 4841BE Prinsenbeek, Nederland KvK: 82489297 — btw-id: NL003691090B47 Contact: support@padeldivision.nl — 0622296547

1. Waar dit beleid voor geldt

Dit privacybeleid geldt voor de website, spelersapp, ondernemers- en werknemersportalen en bijbehorende diensten van PadelDivision. PadelDivision verwerkt persoonsgegevens volgens de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

Voor de eigen organisatie van een competitie, baanhuur, deelnemersadministratie, facturatie en lokale uitvoering kan het betreffende padelcentrum daarnaast zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke zijn. Bij reguliere georganiseerde competities is het padelcentrum de leverancier van de competitiedienst. Bij de betaalde overname van een vrijgekomen competitieplek door een invallend team is PadelDivision de leverancier van die overname. Vragen over de eigen gegevensverwerking van een centrum kunnen ook rechtstreeks aan dat centrum worden gesteld.

Een georganiseerde competitie is geen abonnement: je betaalt een vooraf afgesproken vaste competitieprijs in een beperkt aantal termijnen. Bij reguliere deelname komt het afzonderlijk getoonde eenmalige inschrijfgeld daarbij. Wij verwerken hiervoor inschrijf-, machtigings-, termijn- en betaalgegevens. De spelers- en ondernemerslidmaatschappen zijn afzonderlijke abonnementen.

Het centrum bepaalt welke personen namens het centrum werken en welke werkzaamheden zij uitvoeren. Voor het eigen gebruik van werknemersgegevens, toegangsbesluiten en het logboek heeft het centrum een eigen privacyverantwoordelijkheid, waaronder voorafgaande informatie aan betrokkenen, een passende grondslag en waar nodig medezeggenschap. De precieze AVG-rollen en vereiste afspraken volgen uit de feitelijke verwerking; een technische toegangsrol bepaalt die rollen niet op zichzelf.

2. Welke informatie wij verzamelen

Afhankelijk van hoe je PadelDivision gebruikt, verwerken wij:

• Account- en contactgegevens: naam, e-mailadres, telefoonnummer, woonplaats, geboortedatum, geslacht en inlog- of sessiegegevens. Bij aanmelden via een externe aanbieder ontvangen wij de voor die aanmelding beschikbaar gestelde accountgegevens.
• Spelers- en sportgegevens: profielfoto, padelniveau en niveauhistorie, team, vrienden, beschikbaarheid, actuele onlinestatus, competities, wedstrijden, wedstrijdopstellingen, invallersuitnodigingen, scores, klassementen, prestaties en trofeeën.
• Communicatie: chats, gedeelde afbeeldingen, wedstrijdvoorstellen, meldingen, uitnodigingen en supportvragen; deelnemers en hun toe- of uittreding, wijzigingen in de chatnaam, systeemmeldingen met namen en tijdstippen, leesstatus per gesprek, aantallen ongelezen berichten en persoonlijke verwijdergrenzen. Bij berichten vanuit PadelDivision verwerken wij ook het verzendverzoek, de geselecteerde ontvanger en accountrol, de berichtinhoud, reactiemogelijkheid en aflever- en leesstatus.
• Ondernemersgegevens: centrum- en vestigingsgegevens, contactpersonen, adres en telefoonnummer, banen, competities, deelnemers, tarieven, abonnement en Stripe Connect- en belastingverificatiestatus. Waar nodig voor facturatie en betalingen verwerken wij ook juridische bedrijfs-, adres- en belastinggegevens.
• Betaal- en contractgegevens: gekozen product, leverancier, bedrag, inschrijfgeld, aantal en hoogte van termijnen, machtigings- en betaalstatus, facturen, refunds, terugboekingen, geschillen, herstelvorderingen en technische Stripe-referenties. Bij een betaalde akkoordverklaring leggen wij ook de voorwaardenversie, documentcontrolewaarde en het tijdstip vast. PadelDivision slaat geen volledige kaart- of bankgegevens uit de Stripe-betaalstap op; Stripe verwerkt deze rechtstreeks. Wij kunnen beperkte betaalgegevens, betaalmethodekenmerken en referenties ontvangen voor administratie en support.
• Accountmails en servicemails: e-mailadres, accountrol, de aanleiding en noodzakelijke inhoud van het bericht, relevante competitie-, planning-, toegangs- of betaalgegevens en eventuele uiterste reactiedatum. Voor verzending en herstel verwerken wij een technische gebeurtenisreferentie, verzendpogingen, status, foutcodes en het bericht-ID bij de maildienst. Voor e-mailbevestiging en wachtwoordherstel worden eenmalige verificatiegegevens gebruikt. Bij prijswijzigingen bewaren wij ook de aangekondigde tarieven, ingangsdatum, reden, betrokken abonnement of ondernemer en het verzendtijdstip.
• Welkomstacties en kortingscodes: gekoppelde accountrol en actie, toestemmingsverwijzing, toekenningsdatum, tijdelijke reservering voor activatie, Stripe-checkout- en gebruiksreferenties en het moment van inwisselen. Daarmee controleren wij of je voor de actie in aanmerking komt en voorkomen wij dubbel gebruik.
• Toestemming voor minderjarigen: bij betaalde spelershandelingen onder 18 jaar een door beheer gecontroleerde registratie van ouderlijke toestemming, de bijbehorende geboortedatum, voorwaardenversie en bewijsreferentie. Contact en aangeleverd bewijs kunnen ook in de supportadministratie staan.
• Technische gegevens: bij realtime aanwezigheid het account-ID en het tijdstip waarop de verbinding online kwam; daarnaast IP-adres, browser- en apparaatgegevens voor zover doorgegeven bij gebruik, tijdstippen, fout- en beveiligingslogs, sessiegegevens, push-abonnement met afleveradres en encryptiesleutels, apparaatlabel en gegevens voor noodzakelijke lokale opslag.
• Advertentiestatistieken: wanneer een advertentie wordt getoond of aangeklikt, kunnen wij het account-ID, de campagne, de plaatsing in de app, het type gebeurtenis en het tijdstip registreren. Dit zijn tot je account herleidbare gegevens, geen uitsluitend anonieme tellingen.
• Werknemerstoegang: account-ID en aanmeldprovider, opgegeven werknemersnaam, werkgever, uitnodiging (alleen de hash van de geheime uitnodigingscode), aanmelding, aanvraag- en beoordelingsstatus, toegewezen vestigingen en rechten, beoordelaar en tijdstippen. Bij het indienen leggen wij de uitdrukkelijke aanvaarding van de voorwaarden vast met versie, documentvingerafdruk en tijdstip, plus de verstrekte privacybeleidsversie. Er wordt geen afzonderlijke werknemersprofielfoto opgeslagen of getoond. Google of Facebook kan bij het inloggen wel profielinformatie aan de authenticatiedienst doorgeven.
• Werknemersactiviteiten: identiteit en naam van de handelende werknemer, werkgever, tijdstip, soort handeling en de betrokken gegevens, bijvoorbeeld een competitie, gewijzigde rechten of de ontvanger van een chat. Het logboek toont een omschrijving van de handeling en geen berichtinhoud; chatberichten worden afzonderlijk bewaard zoals elders beschreven.
• Selectie voor serviceberichten: bestaande accountgegevens zoals naam, bedrijfsnaam, e-mailadres, speler- of ondernemersrol, aanmaakdatum van het account en de getoonde betaal- of lidmaatschapsstatus. Met accountleeftijd wordt hier de tijd sinds aanmaken bedoeld, niet de leeftijd van de persoon. Een selectie kan alle daarvoor beschikbare accounts of een deel daarvan bevatten.
• Overige handelingen in de dienst: registraties die nodig zijn om functies te leveren, verzoeken betrouwbaar te verwerken en fraude, fouten of misbruik te onderzoeken.

Wij ontvangen deze gegevens van jou, van andere team- of competitieleden, van een padelcentrum, automatisch tijdens het gebruik van de dienst en van dienstverleners zoals Stripe wanneer dat nodig is voor betalingen, refunds of geschillen. Een wedstrijdinvaller kan bijvoorbeeld via een uitnodiging in de administratie voorkomen voordat hij die uitnodiging heeft aanvaard.

Geef geen medische gegevens of andere bijzondere persoonsgegevens door in profielen, chats of uploads. Wij vragen die niet voor de gewone werking van de dienst. Deel alleen informatie die nodig is en die je rechtmatig mag verstrekken.

3. Waarom en op welke grondslag wij gegevens gebruiken

De belangrijkste verwerkingen en grondslagen zijn:

• Uitvoering van de overeenkomst: accounts en inloggen; spelersprofielen en vindbaarheid voor padelcontacten; teams, competities, invallers, planning, scores, ranglijsten, chats en meldingen; ondernemersportalen; inschrijvingen, lidmaatschappen, competitieafbetalingen, facturen, refunds en betaalherstel. Wij verwerken daarvoor de account-, sport-, communicatie- en betaalgegevens die de gekozen functie nodig heeft.
• Wettelijke verplichtingen: de vereiste fiscale en financiële administratie, informatie over consumentenovereenkomsten, toepasselijke identificatie- en belastingverplichtingen en het afhandelen van privacyverzoeken. Wij bewaren daarvoor onder meer noodzakelijke factuur-, betaal- en contractgegevens.
• Gerechtvaardigde belangen: beveiliging, fraudepreventie, voorkomen van dubbele betalingen, onderzoek en herstel van fouten, bewijs bij geschillen en het meten van het bereik en de werking van onze eigen advertentieplaatsingen. Wij wegen daarvoor het belang van een betrouwbare en financierbare dienst af tegen je privacy en beperken de gegevens tot wat nodig is. Je kunt hiertegen bezwaar maken zoals uitgelegd in onderdeel 10.
• Toestemming: het inschakelen van optionele pushmeldingen en andere optionele apparaatfuncties wanneer wij daarvoor toestemming vragen. Je kunt deze toestemming intrekken. Dat maakt eerdere rechtmatige verwerking niet ongeldig en beëindigt geen al gesloten overeenkomst.

Voor werknemerstoegang gebruiken wij noodzakelijke gegevens om de aangevraagde toegang en dienst te leveren, bevoegdheden af te dwingen en aanvaarding van de overeenkomst te kunnen aantonen. Voor beveiliging, herstel, controle op bevoegdheden en bewijs bij misbruik of geschillen verwerken wij noodzakelijke activiteitenregistraties op basis van gerechtvaardigde belangen, met beperking van toegang en gegevens. Deze registratie is geen grond voor onbeperkte personeelscontrole. Akkoord gaan met de algemene voorwaarden is geen algemene privacytoestemming. Het centrum moet voor zijn eigen gebruik van deze gegevens zelfstandig een geldige grondslag en de vereiste waarborgen hebben.

PadelDivision gebruikt de selectie voor serviceberichten voor passende accountbegeleiding, support, veiligheid en informatie over de geleverde dienst of overeenkomst. De grondslag is uitvoering van de overeenkomst voor zover het bericht daarvoor nodig is, of een concreet gerechtvaardigd belang zoals beveiliging en betrouwbare dienstverlening met een belangenafweging. Een handmatig gekozen doelgroep is geen uitsluitend geautomatiseerd besluit met een zelfstandig rechtsgevolg. Een handmatig gekozen doelgroep is geen toestemming voor reclame.

Accountbevestiging, wachtwoordherstel en automatische e-mail

Ondernemers kunnen met e-mailadres en wachtwoord registreren. Zij kiezen en herhalen het wachtwoord vóór de bevestigingsmail en bevestigen daarna hun e-mailadres voordat zij hun centrumregistratie afronden. De aangeboden registratie- en herstelroute verlangt minimaal twaalf tekens, waaronder een kleine letter, hoofdletter, cijfer en speciaal teken. Supabase Auth verwerkt de inlog- en verificatiegegevens; een wachtwoord wordt niet opgenomen in de welkomstchat of gewone servicemail. Een bevestigings- of herstellink is tijdelijk en eenmalig bruikbaar. Na succesvol wachtwoordherstel vervangt het nieuwe wachtwoord het oude voor inloggen met een wachtwoord. Dit verandert de bestaande accountgegevens niet en is geen algemene belofte dat iedere al geopende sessie onmiddellijk is beëindigd. Bij vermoed misbruik kun je contact opnemen met support.

Naast de accountbevestiging en herstelmail kunnen wij automatische servicemails sturen over onder meer afgeronde registratie, deelnamebevestiging en de bijbehorende termijn, competitieafhandeling, een gewijzigde wedstrijdplanning of locatie, betalingen, abonnementen, benodigde betaalinstellingen en werknemerstoegang. Welke mail je krijgt hangt af van de gebeurtenis en je rol; niet iedere chat, uitslag, uitnodiging of appmelding wordt ook gemaild. Operationele werknemersmails worden waar nodig beperkt tot de actuele vestigingen en bevoegdheden; financiële abonnements- en prijsberichten voor het centrum gaan naar de ondernemer. De grondslag is uitvoering van de overeenkomst of, waar passend, het concrete gerechtvaardigde belang van betrouwbare dienstverlening en beveiliging. Dit zijn geen aanbiedingen op basis van je reclamekeuze.

Aankondigingen van gewijzigde abonnementsprijzen en zakelijke competitietarieven worden per e-mail gestuurd en niet als prijsbericht in de chat. De selecties gebruiken het betrokken abonnement of ondernemersaccount, niet je reclamevoorkeur. Voor nieuwe servicekosten en het platformpercentage op inschrijfgeld informeren wij de betreffende ondernemers; spelers zien bij hun eigen bestelling de volledige prijs. Voor een abonnementsprijsbericht is daarnaast een opslaanbare tekst beschikbaar via een geheime link. Wie de volledige link heeft kan de kennisgeving openen zonder opnieuw in te loggen; deel die link dus alleen als je ook de inhoud wilt delen. Wij bewaren daarvan de controlewaarde van de toegangssleutel. Een verzendstatus betekent dat de maildienst het bericht heeft aangenomen, niet dat het aantoonbaar in je inbox is aangekomen of gelezen.

3A. Vrijwillige aanbiedingen via de chat

Bij registratie staat het afzonderlijke reclamevinkje uit. Met jouw actieve keuze mag PadelDivision aanbiedingen, kortingsacties en promoties sturen in jouw eigen PadelDivision-chat, eventueel over een samenwerking met een centrum of partner. Gecombineerde service- en reclameberichten vallen ook hieronder. De grondslag voor reclame en de bijbehorende selectie is toestemming. We gebruiken hiervoor bestaande naam-, rol-, aanmaakdatum- en betaal- of lidmaatschapsgegevens, geen inhoud van privéchats of externe volgprofielen. Partners krijgen via dit vinkje geen eigen marketingtoestemming of ontvangerslijst. Akkoord met de algemene voorwaarden, een betaald account of gewone pushmeldingstoestemming is geen reclametoestemming.

Wij registreren de keuze per speler- of ondernemersrol, het tijdstip, de uitlegversie en documentvingerafdruk, waar de keuze is gemaakt en een bewijsverwijzing bij reclameverzendingen. Alleen de ondernemer kan zijn ondernemersvoorkeur beheren; werknemers niet. Beheer ziet uitsluitend aangemelde accounts bij het berichttype Aanbiedingen en reclame. De server controleert opnieuw vóór verzending. Voor beperkt bewijs van toestemming en afmelding gebruiken wij het gerechtvaardigde belang om naleving en rechten te kunnen aantonen. De actuele keuze blijft bewaard zolang deze geldt; oude bewijsregistraties worden uiterlijk vijf jaar na de keuze of laatste reclameverzending opgeruimd, behalve noodzakelijk bewijs voor een lopend geschil. Bij volledige accountverwijdering vervalt de accountkoppeling in dit beperkte bewijs. De gewone chatbewaartermijn van zes kalendermaanden blijft gelden voor berichtinhoud.

Afmelden is op elk moment gratis via Reclamevoorkeuren onderaan het spelersprofiel bij Juridisch, onderaan Padelcentrum profiel in het ondernemersportaal of via het pijltje in ieder reclamebericht. Het vinkje toont de huidige keuze. Een nieuwe keuze geldt na bevestigde opslag; bij fouten wordt de vorige keuze hersteld en melden wij dat. Afmelding stopt nieuwe reclameverzendingen daarna. Al afgeleverde berichten worden niet teruggehaald. Een chat verwijderen of push uitschakelen meldt je niet af. Intrekken verandert niets aan het rechtmatige gebruik vóór intrekking of aan je account of lidmaatschap. Noodzakelijke serviceberichten kunnen blijven komen; het servicekanaal is geen alternatief voor reclame zonder toestemming.

De toestemming geldt alleen voor chat, inclusief de gewone ongelezen chatbadge. Er worden hiermee geen reclamepushmeldingen, reclame-e-mails of reclame-sms verzonden. De afzonderlijke apparaatkeuze voor service- en andere chatpushmeldingen blijft gelden. Spelers onder 16 jaar kunnen zich via het Platform niet aanmelden voor reclame; de hiervoor vereiste afzonderlijke ouderlijke verificatie wordt nog niet aangeboden. Bestaande toestemming voor betaalde deelname van minderjarigen wordt hiervoor niet hergebruikt. Ook vanaf 16 jaar wordt niets automatisch ingeschakeld. De volledige uitleg staat op www.padeldivision.nl/reclamevoorkeuren en is bij het vinkje, in de wijzigpopups en bij reclameberichten te openen en op te slaan.

Als bij registratie een actieve welkomstactie bij jouw rol hoort, tonen wij het abonnement, percentage en aantal maanden en, indien ingesteld, de einddatum bij het vrijwillige reclamevinkje. Na afgeronde registratie met toestemming kan één keer per accountrol het ingestelde welkomstbericht met code in de PadelDivision-chat worden geplaatst. De actie geeft geen automatisch abonnement. Bij verlopen of verwijderen stoppen de actietekst, nieuwe toekenningen en nieuwe activaties. Een oude chat kan bewaard blijven met een melding dat de actie is gestopt; een al geactiveerde korting loopt volgens de gemaakte afspraak door. Het opnieuw aanmaken van een actie meldt bestaande accounts niet opnieuw aan en geeft geen tweede welkomsttoekenning voor dezelfde accountrol. De toekennings- en gebruiksregistratie staat los van de tijdelijke chatinhoud.

Voor pushmeldingen is ook toestemming in je browser of apparaat nodig. Het weigeren van pushmeldingen verhindert het gebruik van de overige appfuncties niet. Meldingen in de app en noodzakelijke communicatie over een overeenkomst kunnen beschikbaar blijven.

Gegevens die in een invoerveld als verplicht zijn aangegeven, zijn nodig om het account, de inschrijving, de betaling of een wettelijke verplichting af te handelen. Zonder die gegevens kan de betreffende functie niet worden geleverd. Toestemming voor een betaalde handeling door een minderjarige wordt vooraf afzonderlijk gecontroleerd; algemene instemming met dit privacybeleid vervangt die controle niet.

4. Wie welke gegevens kan zien

De spelersapp bevat een spelersoverzicht voor ingelogde spelers. Andere spelers kunnen daardoor onder meer je naam, woonplaats, leeftijd, geslacht, niveau, profielfoto, beschikbaarheid, actuele onlinestatus en de in de app getoonde lidmaatschapsstatus zien. Je profiel is dus niet uitsluitend zichtbaar voor je eigen teamgenoten of vrienden. Afhankelijk van deelname en functie zijn ook teams, wedstrijdresultaten, klassementen en sportprestaties zichtbaar. De spelersweergave toont leeftijd, niet je volledige geboortedatum. E-mailadres en telefoonnummer maken geen deel uit van dat spelersoverzicht.

Een padelcentrum krijgt de gegevens die nodig zijn om zijn eigen competities, deelnemers en communicatie te beheren. Een uitgenodigde wedstrijdinvaller krijgt de uitnodiging en de voor die wedstrijd noodzakelijke gegevens. Een uitnodiging voor één wedstrijd geeft op zichzelf geen volledige toegang tot alle communicatie en gegevens van de competitie.

De betreffende ondernemer ziet werknemersnamen, aanvragen, toewijzingen en het werknemerslogboek van zijn eigen centrum. Een werknemer ziet standaard Home, de toegewezen vestigingen, de naam en mogelijkheden van het actieve centrumabonnement en competitiegegevens van toegewezen vestigingen. Chats worden pas toegankelijk met apart chatrecht. Een afzonderlijk prijsrecht geeft inzicht in de prijzen en verwachte opbrengsten van toegewezen competities, berekend bij volledige bezetting; dit geeft geen toegang tot werkelijke betalingen of Stripe-saldi. Aanvullend competitiebeheer geeft de benodigde competitieprijzen en beheerfuncties, maar geeft geen toegang tot het Stripe-account, facturen, uitbetalingen, betaalmethoden of abonnementsbeheer. Werkelijke individuele abonnementsbedragen, facturen en betaalgegevens blijven voor werknemers afgeschermd; algemene aanbodprijzen en de voor competitiebeheer toepasselijke tarieven zijn daarvan te onderscheiden. Werknemers kunnen geen vestigingsgegevens of ondernemersprofiel aanpassen en het werknemerslogboek niet inzien. Een bevoegde werknemer kan uitnodigen of nieuwe aanvragen beoordelen binnen zijn eigen rechten en vestigingen; bestaande werknemers aanpassen of verwijderen blijft bij de ondernemer. De werknemersrol geeft geen toegang tot een eigen spelers- of ondernemersrol of gegevens van andere centra.

Chats en chatbijlagen zijn bedoeld voor bevoegde deelnemers aan de betreffende chat. Andere deelnemers zien de deelnemersnamen en de in de chat getoonde wijzigingen, bijvoorbeeld wie iemand heeft toegevoegd of verwijderd, wie vertrok en een gewijzigde chatnaam. Nieuwe of opnieuw toegevoegde deelnemers krijgen de voor hen beschikbare geschiedenis vanaf hun toetreding. Bij vertrek of verwijdering vervalt de toegang; eerder gedeelde inhoud kan voor de overige bevoegde deelnemers bewaard blijven binnen de chatbewaartermijn. In een algemene centrumcompetitiechat kan de deelnemerslijst automatisch meeveranderen met de lopende competitie. Handmatig samengestelde groepen kunnen daarvan afwijken.

Een ondernemer en werknemers met chatrecht kunnen namens het centrum de chats binnen de toegewezen vestigingen beheren. Het portaal toont voor handmatig toevoegen alleen spelers uit toegankelijke eigen centrumcompetities, waar van toepassing uit de historische deelnemerslijst van een afgeronde competitie. Het verwijderen van een competitie alleen uit het chatoverzicht van het centrum sluit nieuwe chats daarover af; bestaande gesprekken worden daardoor niet gewist. Lege gesprekken zonder inhoudelijk bericht of bijlage worden niet in het portaaloverzicht getoond. Dit is geen belofte dat alle technische gegevens meteen worden vernietigd.

Berichten vanuit beheer zijn herkenbaar als afkomstig van PadelDivision. Bij verzending aan meerdere accounts ontvangt iedereen een eigen gesprek met PadelDivision en niet de berichten of de ontvangerslijst van de anderen. De ontvanger en bevoegde PadelDivision-beheerders kunnen dat gesprek en de leesstatus verwerken. Gesprekken waarin reageren kan en aankondigingen zonder reactiemogelijkheid kunnen gescheiden blijven. Een werknemer krijgt via zijn centrumrechten geen toegang tot de persoonlijke PadelDivision-gesprekken van de ondernemer. Bij uitschakeling van reageren blijven onze gewone contactkanalen beschikbaar.

Verwijderen van alleen een gesprek uit het eigen overzicht verwijdert geen kopieën bij andere ontvangers. Bij PadelDivision-gesprekken bewaren wij een persoonlijke verwijdergrens. Een later nieuw bericht kan het gesprek weer tonen, maar eerder verborgen berichten van vóór die grens worden niet opnieuw in dat eigen overzicht getoond. Lees- en verwijderstatussen zijn dus geen bewijs dat de berichtinhoud overal is gewist. Voor een AVG-verwijderverzoek kun je de contactgegevens in dit beleid gebruiken.

Chatbijlagen worden via tijdelijk geldige links beschikbaar gesteld. Een ontvanger kan een bericht, afbeelding of link opslaan of doorsturen; plaats daarom geen informatie die niet met die ontvanger gedeeld mag worden. Een profielfoto wordt daarentegen via een openbare afbeeldingslink aangeboden: wie die link heeft, kan de foto ook buiten een ingelogde sessie openen. De afbeelding kan met een cachetermijn van maximaal één jaar worden aangeboden. Een al opgehaalde of opgeslagen kopie kan daardoor na verwijdering van de bron nog op een apparaat blijven staan.

Bevoegde beheerders kunnen gegevens inzien wanneer dat nodig is voor support, verificatie, beveiliging, moderatie, betalingen of wettelijke verplichtingen. Privéchat betekent geen technische eind-tot-eindversleuteling tussen uitsluitend de deelnemers; toegang voor bevoegde beheerprocessen kan noodzakelijk zijn.

5. Met wie wij informatie delen

Wij verkopen geen persoonsgegevens. Wanneer dit nodig is delen wij informatie met:

• Supabase: authenticatie, database, bestandsopslag en realtime functies;
• Resend: verzending van accountbevestigings-, wachtwoordherstel- en automatische servicemails, rechtstreeks of via Supabase Auth. De maildienst ontvangt het ontvangstadres en de voor die mail benodigde inhoud, links en eventuele bijlagen, plus technische verzendgegevens. Een mail kan dus noodzakelijke account-, competitie-, toegangs- of betaalinformatie bevatten. Dit is geen doorgifte van alle accountgegevens en geen aanmelding voor e-mailreclame;
• Stripe: Checkout, Billing, Connect, Tax, facturen, betaalmethoden, machtigingen, inschrijfgeld, competitieafbetalingen, lidmaatschappen, refunds en geschillen. Reguliere competitiebetalingen horen bij het Stripe-account van het betreffende centrum; eigen lidmaatschappen en de eigen Invallerbetaling worden via PadelDivision verwerkt. Stripe kan voor eigen wettelijke en fraudepreventiedoeleinden zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke zijn;
• hosting- en infrastructuurleveranciers, waaronder Vercel: levering van de website, serververwerking, beveiliging en technische logs;
• browser- en apparaatgebonden pushdiensten: aflevering van door jou ingeschakelde pushmeldingen. Meldingen kunnen informatie over een chat, uitnodiging of wedstrijd bevatten en volgens je apparaatinstellingen op het vergrendelscherm verschijnen;
• Google of Meta: alleen wanneer je zelf kiest om met Google of Facebook in te loggen. Deze partijen verwerken de voor die aanmelding noodzakelijke gegevens volgens hun eigen privacyvoorwaarden;
• padelcentra en deelnemers: zoals toegelicht in onderdeel 4;
• adviseurs, toezichthouders of bevoegde instanties: wanneer dit wettelijk verplicht is of nodig is voor administratie, bijstand of een juridisch geschil.

Een leverancier ontvangt alleen gegevens die voor zijn taak nodig zijn. Waar de AVG dit vereist, moeten passende verwerkers- of andere privacyafspraken zijn vastgelegd. Het gebruik van een leverancier betekent niet dat die leverancier alle accountgegevens ontvangt.

Gegevens worden digitaal verstrekt via beveiligde internetverbindingen en geauthenticeerde API-koppelingen waar dat voor de functie nodig is. Gevoelige betalingsgegevens worden rechtstreeks in de omgeving van Stripe ingevoerd.

Sommige leveranciers kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. Voor een dergelijke doorgifte is een wettelijk overdrachtsmechanisme vereist, zoals een toepasselijk adequaatheidsbesluit of door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen, met waar nodig aanvullende waarborgen. Je kunt via het contactadres informatie vragen over de toepasselijke landen, ontvangers en waarborgen en een kopie van relevante waarborgen opvragen.

6. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor zij zijn verwerkt. Voor de automatische operationele opschoning zijn de volgende termijnen ingesteld. Het gaat om verwerking bij de eerstvolgende geslaagde opruimronde, in beperkte aantallen per ronde; niet om een garantie dat iedere kopie exact op die dag verdwijnt:

• technische tellers voor het begrenzen van API-verzoeken: ouder dan twee dagen;
• afgeronde tijdelijke verzoekregistraties die herhaalde uitvoering voorkomen: ouder dan zeven dagen;
• technische appgebeurtenissen: ouder dan dertig dagen;
• reeds als verwijderd gemarkeerde chatberichten: dertig dagen na de verwijdermarkering;
• weggezette meldingen: dertig dagen na het wegzetten; gelezen maar niet weggezette meldingen: honderdtachtig dagen na het lezen;
• afgeronde technische herstelopdrachten: dertig dagen na afronding;
• volledig verwerkte technische Stripe-gebeurtenissen: negentig dagen na verwerking. Dit betreft niet de onderliggende facturen of betaaladministratie.

Voor andere gegevens gelden de volgende criteria:

• Account- en profielgegevens: zolang het account of de betreffende accountrol actief is; daarna alleen voor zover nodig voor openstaande verplichtingen, bewijs, veiligheid, wettelijke plichten of de rechten van andere gebruikers.
• Competities, scores en sporthistorie: zolang deze nodig zijn voor deelname, afhandeling, historische uitslagen en de getoonde sportprestaties. Bij verwijdering of een verzoek beoordelen wij welke persoonsgegevens verwijderd of geanonimiseerd kunnen worden zonder noodzakelijke uitslagen en administratie van anderen aan te tasten.
• Chatberichten en systeemmeldingen: voor chatberichten en systeemmeldingen is een operationele bewaartermijn van zes kalendermaanden ingesteld. Toetreding en persoonlijke verwijdergrenzen kunnen de toegankelijke geschiedenis verder beperken. De operationele opruimfunctie verwijdert berichten ouder dan zes kalendermaanden in begrensde rondes. Een gesprek zonder inhoudelijk gebruikersbericht in die periode kan met de bijbehorende inhoud vervallen; alleen systeemmeldingen houden zo'n gesprek niet onbeperkt actief. Dit geldt ook voor de operationele berichten van PadelDivision, met opschoning van oude verzendregistraties. Dit is geen belofte van verwijdering van iedere kopie op precies dezelfde dag.
• Chatbijlagen en berichtkopieën: wanneer de bijbehorende berichten vervallen, worden niet meer door bewaarde berichten gebruikte bestanden voor verwijdering bij de bestandsopslag klaargezet. Dit gebeurt met afzonderlijke herstelbare opruimpogingen. Oude chatmeldingen, kopieën in verzendwachtrijen en serverzijdige chatcaches worden eveneens opgeschoond waar de opruimfunctie die verwerkt. Een eerder opgeslagen of doorgestuurde kopie bij een ontvanger valt buiten die technische opschoning.
• Automatische servicemails: na afronding van een verzendopdracht worden de berichtinhoud, de voorbereide verzendkopie en het vastgelegde ontvangstadres uit de operationele wachtrij verwijderd waar de verzend- en opruimfuncties dat verwerken. Beperkte verzendregistraties, zoals status, pogingen, technische referenties en tijdstippen, worden voor verzonden, geannuleerde en definitief mislukte opdrachten ouder dan negentig dagen bij een geslaagde opruimronde verwijderd. De termijn wordt vanaf het aanmaken van de opdracht gerekend. Deze opschoning verwijdert niet de oorspronkelijke inschrijving, betaaladministratie, mailkopie in jouw mailbox of de afzonderlijke registratie bij de maildienst. Accountbevestiging en wachtwoordherstel volgen de afzonderlijke verwerking van Supabase Auth en de maildienst.
• Prijsafspraken en prijskennisgevingen: oorspronkelijke en nieuwe tarieven, relevante abonnementsreferenties, de kennisgeving en het verzendtijdstip blijven nodig om de aankondigingstermijn, bestaande korting en latere facturatie te controleren. Hiervoor geldt geen automatische verwijdering na zes maanden chat of negentig dagen mailwachtrij. De bewaarde tekst van een abonnementskennisgeving blijft via de geheime link toegankelijk zolang die registratie bestaat. Wij beoordelen verdere bewaring aan de hand van de lopende overeenkomst, noodzakelijk bewijs bij een geschil en toepasselijke administratieplichten.
• Welkomsttoekenningen en kortingsgebruik: de registratie van toekenning, reservering en gebruik blijft gekoppeld aan het account om de afspraak en eenmalig gebruik per rol te bewaken, ook als een actie is verlopen of uit het beheer is verwijderd. Verwijderen van een actie archiveert deze in de administratie; dit wist geen historische activaties of Stripe-korting. De registratie volgt de criteria voor account-, contract- en betaalgegevens en niet de chatbewaartermijn. Bij accountverwijdering beoordelen wij noodzakelijke resterende bewijs- en administratiegegevens afzonderlijk.
• Actuele onlinestatus: de spelersapp leidt die af uit de lopende realtimeverbinding. De app houdt daarmee geen afzonderlijk permanent aanwezigheidslogboek bij. Technische verbindings- en beveiligingslogs volgen de hieronder beschreven logcriteria.
• Niet-chatmeldingen en niet afgeronde technische opdrachten: zolang zij hun communicatie-, uitvoerings- of hersteldoel dienen, met de hierboven genoemde operationele termijnen zodra zij gelezen, weggezet of afgerond zijn.
• Noodzakelijk bewijs buiten de chat: als concrete inhoud apart noodzakelijk is voor een privacyverzoek, een lopend geschil of een wettelijke verplichting, beoordelen wij afzonderlijk grondslag, toegang en bewaartermijn. De gewone chatweergave of het verbergen van een chat vervangt dat niet; de chatfunctie is geen permanente opslag van contract- of betaalinformatie.
• Advertentiestatistieken: zolang nodig voor tellingen, controle van campagneresultaten of onderzoek naar misbruik. De automatische dertigdagentermijn voor technische appgebeurtenissen geldt niet voor deze afzonderlijke advertentieregistraties. Herleidbare gegevens moeten worden verwijderd of geanonimiseerd zodra dat doel is vervallen; dit vereist een afzonderlijke beoordeling of opschoning.
• Facturen, fiscale administratie en relevante betaalgegevens: in beginsel zeven jaar waar de fiscale bewaarplicht dat verlangt. Betaal-, contract- en auditgegevens worden niet met de korte operationele termijnen verwijderd; zij worden afzonderlijk beoordeeld op bewaarplicht, verjaring, een openstaande vordering of een geschil. Een wettelijke bewaarplicht voor een factuur rechtvaardigt niet automatisch het bewaren van alle overige accountgegevens.
• Beveiligings- en leverancierslogs: zolang nodig voor beveiliging, incidentonderzoek en herstel, afhankelijk van het soort log en de ingestelde bewaartermijn bij de leverancier. De exacte toepasselijke termijn kan via het contactadres worden opgevraagd.
• Herstelkopieën: in een rollend schema. Voor onze eigen back-ups staat de standaardinstelling op de laatste veertien afgeronde kopieën; oudere kopieën worden bij een volgende geslaagde back-up opgeruimd. Veertien kopieën betekent niet noodzakelijk veertien kalenderdagen. Aanvullende herstelkopieën van leveranciers volgen hun eigen bewaarschema.

De genoemde operationele opschoning vervangt geen individuele beoordeling van een verwijderverzoek. Gegevens mogen alleen langer blijven staan als daarvoor nog een geldige grond bestaat. Bij noodzakelijk herstel uit een back-up moeten eerder verwerkte verwijderverzoeken opnieuw worden gerespecteerd.

Voor werknemersprofielen en werkgeverskoppelingen is actieve toegang het uitgangspunt. Na verwijdering van een koppeling wordt het werknemersprofiel verwijderd als geen andere koppeling meer bestaat. Het operationele werknemerslogboek blijft daarna zichtbaar met de opgeslagen naam en handelingen, totdat de ondernemer het wist of een regel ouder wordt dan één jaar. Eén jaar is de maximale termijn voor dit logboek; de ondernemer kan het eerder definitief wissen. Logregels ouder dan één jaar zijn niet meer opvraagbaar in het portaal en worden ieder uur automatisch uit de operationele registratie verwijderd. Deze termijn begrenst controle en herstel tot recente activiteiten; er geldt geen algemene fiscale bewaarplicht voor alle werknemersactiviteiten.

Het wissen of verlopen van het logboek verwijdert geen bestaande chatberichten, competities, uitslagen of andere oorspronkelijke gegevens. Afzonderlijk noodzakelijke voorwaarden- en uitnodigingsbewijzen en financiële administratie kunnen langer nodig blijven volgens de hiervoor beschreven criteria. Aanvaardingsregistraties houden alleen de noodzakelijke voorwaardenversie, documentvingerafdruk, het tijdstip, de privacyversie en de koppeling met de aanvraag en uitnodiging; de werknemersnaam en andere operationele logboekinformatie worden daaruit verwijderd. Financiële bewijsregistraties worden uit het werknemerslogboek gehaald en ontdaan van de werknemersnaam en logboeklabels; noodzakelijke transactieverwijzingen blijven beschikbaar voor administratie en geschillen. Vraag via het contactadres om uitleg, inzage of verdere verwijdering. Een back-up kan nog tijdelijk een eerdere kopie bevatten, volgens het hierboven beschreven herstel- en opschoningsschema.

7. Account verwijderen en accountrollen

Via de app kun je het verwijderen van je spelersaccount aanvragen. De automatische functie kan eerst vragen een abonnement, lopende competitiebetaling, team of competitie af te ronden. Een afzonderlijk privacyverzoek via support@padeldivision.nl blijft altijd mogelijk; wij beoordelen dan welke gegevens noodzakelijk blijven en welke alvast kunnen worden verwijderd of beperkt. Een openstaande betaling betekent niet dat al je gegevens onbeperkt mogen worden bewaard.

Het spelersdeel en ondernemersdeel kunnen bij dezelfde login horen. Verwijder je alleen één deel, dan blijft de andere rol bestaan, met de daarvoor benodigde inlog-, profiel- en contractgegevens. Het verwijderen van je ondernemersdeel sluit niet automatisch het eigen Stripe-account van het padelcentrum. Verwijderen van toegang is ook geen opzegging, terugbetaling of kwijtschelding van een al geldige betalingsverplichting.

Bij volledige accountverwijdering worden de daarvoor in aanmerking komende profielgegevens, toegang en eigen uploads verwijderd of geanonimiseerd. Gedeelde sporthistorie, berichten, contractbewijs en betaaladministratie kunnen in noodzakelijke of geanonimiseerde vorm blijven bestaan. Persoonsgegevens die een padelcentrum of andere zelfstandige verantwoordelijke rechtmatig voor een eigen doel bewaart, moeten waar nodig ook bij die partij worden beoordeeld.

Verwijdering van een werknemer door de ondernemer beëindigt alleen de koppeling met dat centrum en de bijbehorende toegang. Als geen andere werkgeverskoppeling bestaat, wordt het werknemersprofiel verwijderd. Je spelersprofiel, eigen ondernemersprofiel, inlogidentiteit en eventuele andere werkgeverskoppelingen worden niet daardoor verwijderd. Voor verdere verwijdering of beperking kun je zelf een privacyverzoek indienen. Het centrum kan geen spelers- of ondernemersaccount van een werknemer verwijderen.

8. Beveiligingsmaatregelen

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder:

• versleutelde HTTPS/TLS-verbindingen voor de online dienst;
• accountauthenticatie, sessiebeveiliging en toegangscontrole;
• scheiding van speler-, ondernemer-, werknemers- en beheerrechten, met serverzijdige controle van toegewezen bevoegdheden;
• extra beveiliging van het beheerportaal, waaronder meervoudige verificatie en controle of de beheersessie nog geldig is;
• serverzijdige opslag van secrets en verificatie van Stripe-webhookhandtekeningen;
• beperking van database-, opslag- en beheertoegang tot bevoegde processen en personen;
• logging, controles, back-ups, updates en maatregelen tegen misbruik;
• verwerking van gevoelige betaalgegevens door Stripe;
• controle en omzetting van geüploade afbeeldingen, waarbij ingebedde fotometadata zoals GPS-gegevens worden verwijderd.

Geen systeem is volledig risicoloos. Bij een relevant datalek volgen wij de wettelijke meld- en informatieplichten.

9. Cookies, sessies, lokale opslag en advertenties

PadelDivision gebruikt noodzakelijke sessiegegevens en opslag voor inloggen, beveiliging, voorkeuren, conceptgegevens, tabgebonden accountsessies, lees- en verwijdergrenzen van chats, bekeken meldingen, terugkeer uit Stripe en de werking van de app. De sessie wordt per tabblad en accountrol gescheiden, zodat bijvoorbeeld een ondernemer en beheerder niet door verversen elkaars laatste login overnemen. Bij gebruik als geïnstalleerde webapp wordt daarnaast noodzakelijke sessie-informatie per rol lokaal op het apparaat bewaard om de eigen sessie na volledig afsluiten te kunnen herstellen. Uitloggen verwijdert de daarvoor gebruikte sessiegegevens; het sluiten van een tabblad of app is niet in alle gevallen uitloggen. Beveilig je apparaat en log op een gedeeld apparaat zelf uit. Het wissen van browsergegevens kan de sessie en lokale voorkeuren verwijderen.

Sommige accountgegevens worden alleen tijdelijk in het geheugen bewaard. De serviceworker bewaart voor offline gebruik alleen een algemene offlinepagina en de bijbehorende vormgeving; hij slaat geen geauthenticeerde pagina's, API-antwoorden of betaalterugkeerpagina's als offline inhoud op. Browsercaches kunnen wel openbare bestanden zoals iconen en profielfoto's bewaren. Zonder verbinding geeft de app een offline melding; de chat en betaalfuncties vormen geen volledig offline dienst.

De spelersapp is momenteel ook binnen Gratis reclamevrij. Het afzonderlijke Reclamevrij-abonnement wordt tijdelijk niet aangeboden. De advertentiefunctionaliteit blijft bewaard voor eventuele latere inzet; tijdens deze reclamevrije periode worden via die functie geen advertenties geladen of advertentievertoningen en -klikken geregistreerd. Als advertentieplaatsingen weer worden ingezet, hangt het tonen daarvan af van het dan geldende aanbod en lidmaatschap. Bij actieve advertentieplaatsingen kunnen het bereik en aanklikken door PadelDivision aan je account gekoppeld worden gemeten, zoals beschreven in onderdelen 2 en 3. Dat is iets anders dan externe advertentietracking: er worden vanuit deze advertentiefunctie geen externe trackingpixels of advertentiecookies geplaatst en wij geven geen spelersprofiel aan een adverteerder door om diens advertentie te tonen.

Klik je door naar de website van een sponsor of andere externe partij, dan verwerkt die website gegevens volgens haar eigen beleid. Als wij later niet-noodzakelijke tracking toevoegen, vragen wij vooraf toestemming waar dat wettelijk vereist is. Dit onderdeel is ook onze informatie over cookies en lokale opslag; er is geen afzonderlijke cookieverklaring.

10. Jouw rechten

Je kunt, voor zover de AVG dat in jouw situatie bepaalt, verzoeken om inzage, correctie, verwijdering, beperking of overdracht van je gegevens. Bij verwerking op basis van gerechtvaardigde belangen kun je vanwege je specifieke situatie bezwaar maken. Tegen verwerking voor direct marketing kun je altijd bezwaar maken; die verwerking moet dan stoppen. Een betaald reclamevrij lidmaatschap is geen voorwaarde om je privacyrechten uit te oefenen.

Je kunt toestemming voor optionele functies intrekken. Pushmeldingen kun je uitschakelen via de appfunctie of de instellingen van je browser of apparaat. Het intrekken van een betaalmachtiging bij Stripe of je bank is een andere handeling: daarmee vervalt een geldige onderliggende betalingsverplichting niet automatisch.

Stuur je verzoek naar support@padeldivision.nl. Wij mogen redelijke informatie vragen om je identiteit te controleren, maar vragen niet standaard om een volledige kopie van een identiteitsbewijs. Wij reageren in beginsel binnen één maand. Als verlenging volgens de AVG nodig is wegens complexiteit of het aantal verzoeken, laten wij dat binnen die eerste maand met reden weten. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

11. Minderjarigen

Voor betaalde spelershandelingen vereist het Platform bij gebruikers jonger dan 18 jaar vooraf door PadelDivision gecontroleerde toestemming van een ouder of wettelijke vertegenwoordiger. Daarvoor worden de in onderdeel 2 genoemde toestemmingsgegevens verwerkt. Dat staat los van de vraag welke AVG-grondslag voor een verwerking geldt.

Als een verwerking van gegevens van een gebruiker jonger dan 16 jaar op toestemming is gebaseerd en ouderlijke toestemming wettelijk nodig is, moet die toestemming door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger worden gegeven. Acceptatie van de algemene voorwaarden of bezit van een account vervangt die toestemming niet.

12. Geautomatiseerde functies

Planning, toegangs- en niveaucontroles, wedstrijdschema's, klassementen, persoonlijke niveaus, meldingsselecties en betaalstatussen kunnen automatisch worden berekend uit beschikbaarheid, accountgegevens, betalingen, wedstrijdopstellingen en sportresultaten. Een uitslag kan bijvoorbeeld het niveau en de prestaties van de geregistreerde deelnemers aan die wedstrijd beïnvloeden.

Een mislukte of teruggeboekte betaling kan een herstelmelding opleveren en tijdelijk nieuwe competitie-inschrijvingen of het starten van nieuwe competities blokkeren. Een lopende competitie kan daarbij beschikbaar blijven. Deze verwerking betreft zowel lidmaatschappen als de vaste afbetalingstermijnen van een georganiseerde competitie; de competitie wordt daardoor geen abonnement.

Je kunt via het contactadres uitleg vragen, een fout melden, je standpunt toelichten en om menselijke controle vragen. Voor zover een uitsluitend geautomatiseerd besluit rechtsgevolgen of een vergelijkbaar aanzienlijk effect heeft, gelden de aanvullende waarborgen en rechten uit de AVG. De uitleg van een technische betaalstatus vervangt geen beoordeling van een betwiste vordering.

13. Wijzigingen en contact

Wij kunnen dit beleid aanpassen bij wijzigingen in de dienst of wetgeving. De actuele versie en datum staan op deze pagina. Een wijziging van dit beleid geeft geen toestemming voor een nieuw doel waarvoor vooraf afzonderlijke toestemming nodig is. Voor vragen, privacyverzoeken of klachten kun je contact opnemen via support@padeldivision.nl of 0622296547.